فهرستگان اسناد کاشان

سید محمود سادات

 مقدمه

فهرستگان ابزاری است که مشخصات کتابشناختی مدارک موجود در چند کتابخانه یا پایگاه آرشیوی را نشان می‌دهد. فهرستگان ممکن است به مجموعه مواد چند کتابخانه یا پایگاه آرشیوی تخصصی، یا گونه خاصی از مواد کتابخانه‌ای - مانند سند در این کتاب- اختصاص داشته باشد که در این صورت آن را فهرستگان ویژه می‌نامند. فهرستگان درباره محل نگهداری مواد فهرست‌شده اطلاعاتی می‌دهد. با مراجعه به فهرستگان می‌توان از کل یا بخشی از آثار مربوط به یک موضوع یا منطقه جغرافیایی کسب اطلاع کرد.

فهرستگان اسناد کاشان از یک جنبه فهرستی ویژه است، چون تنها به ماده سند پرداخته است، و از جنبه دیگر فهرستگانی محلی است، زیرا مجموعه اسناد مربوط به یک حوزه فرهنگی (کاشان) را دربرمی‌گیرد؛ از این روی می‌توان آن را گونه‌ای فهرستگان ویژه محلی دانست و به همین سبب نام  فهرستگان اسناد کاشان برای این مجموعه انتخاب شده است.

حوزه فرهنگی کاشان بزرگ‌تر از شهرستان کاشان است و شهرستان آران و بیدگل، بخش‌هایی از شهرستان‌های نطنز‌، میمه و وزوان و محلات را هم شامل می‌شود.

اطلاع‌رسانی اسنادی در ایران پدیده‌ای نوپاست. تازگی این پدیده و نبودن سازمانی که روش‌های گردآوری و سازماندهی و انتشار اسناد را همسان کند، سبب شده است که هر سازمانِ صاحب‌سند، روش‌ها و رویکردهای متفاوتی را برای فهرست‌نویسی و انتشار اسناد در پیش بگیرد. تنوع اسناد موجود نیز مزید بر علت شده و تنوع رویکردهای اطلاع‌رسانی را پیچیده‌تر و چندگانه‌‌تر کرده است. تسهیل این پیچیدگی نیازمند ایجاد وحدت رویه در تمامی مراحل گردآوردی، عملیات آرشیوی، و در نهایت سازماندهی اسناد است که به علت تعدد مراکز آرشیوی، و تفکرِ بخشیِ حاکم بر آنها، این وحدت رویه حاصل نشده است. دستیابی به هماهنگی پیش‌‌گفته مگر از راه یگانگی مراکز آرشیوی زیر یک نام (آرشیو ملی ایران) و ذخیره‌سازی و حاکم‌کردن نظام بازیابی و بهره‌برداری واحد از اطلاعات موجود میسر نیست.

نظام بازیابی در پایگاه‌های هشت‌گانه‌ای که فهرستگان آنها در این کتاب آمده با هم متفاوت است. فهرست‌نویسی هر پایگاه نیز بسته به نوع اسناد آن است. نظام بازیابی اسناد ساماندهی شده معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و نیز پایگاه اصفهان بر اساس جای‌نماست. در اسناد نخست‌وزیری نظام بازیابی بر پایه شماره تنظیم که نشانه موضوع کلی اسناد و شماره پاکت تعیین شده است. نظام بازیابی اسناد مجلس شورای اسلامی بر اساس دوره‌های مجلس است، و اسناد آن شماره مدرکی دارند پنج عنصری که عدد اول سمت چپ آن نشانگر دوره مجلس است. نظام بازیابی اسناد مرکز اسناد انقلاب اسلامی بر اساس شماره بازیابی است‌‌. نظام بازیابی اسناد اداره اسناد آستان قدس رضوی بر اساس شماره اموال است که عددی چهار یا پنج رقمی است و بیش از آنکه اطلاع‌رسانی در آنها مطرح باشد، بر مالکیت این اسناد به آستان قدس تاکید دارد. نظام بازیابی در مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه بر مبنای سال و شماره کارتن و شماره پرونده استوار است. نظام بازیابی اسناد مرکز اسناد ریاست جمهوری بر اساس منبع سند (نخست‌وزیری یا وزارت دربار) و شماره بازیابی است و شماره بازیابی، که عددی چهار رقمی است، بسته به نوع منبع سند متفاوت است.

ایجاد فهرستگانی در‌همکرد از همه پایگا‌ه‌های آرشیوی، با توجه به تفاوت‌هایی که گفته شد، برای نگارنده ممکن نبود. ایجاد یک جدول متمرکز و یکدست نیز به حذف مجموعه‌ای از اطلاعات برخی مراکز می‌انجامید و پژوهشگران را سردرگم می‌کرد. برای پرهیز از این نابسامانی‌ها و ایجاد یک فهرستگان ویژه محلی جدول‌های فهرستگان اسناد هر پایگاه، جدا از پایگاه‌های دیگر آورد شده است. گروه هدف این فهرستگان، نخست مورخان، پ‍ژوهشگران، و دانشجویان رشته تاریخ، و سپس متخصصان دیگر رشته‌ها هستند. لذا مبنای کار در این جدول‌ها، مگر اسناد نخست‌وزیری، بر اساس سنوات استوار است.

این مجموعه به دنبال اطلاع‌رسانی در حوزه اسناد است و دیگر مواد آرشیوی- عکس، پوستر، اعلامیه و ... - را شامل نمی‌شود. اطلاعات فهرستگان‌ها نیز، مانند کتابشناسی‌ها، به محض انتشار کهنه است، چون در هر لحظه رکوردهای تازه‌ای در پایگاه‌های آرشیوی کشور به مجموعه اسناد اضافه می‌شود.

این فهرستگان شامل مجموعه اسناد کاشان تا بهمن 1387 است و اگر اطلاعاتی بعد از این تاریخ در پایگاه‌های آرشیوی اضافه شده باشد، یا از این پس افزوده شود، باید در ویرایش‌های بعدی به این مجموعه اضافه شود.

 این فهرستگان شامل هشت بخش مستقل است. هر بخش مقدمه‌ای وی‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍ژۀ خود دارد که ‌مشخصات هر پایگاه و نحوه استفاده و استناد به اسناد آن پایگاه در آن آمده است.

از تمامی کسانی که در پایگاه‌های هشت‌گانه یاد‌شده با من همکاری کرده‌اند تشکر می‌کنم. سپاسگزاری ویژه می‌کنم از جناب آقای مهندس حسین محلوجی، مدیر‌‌عامل بنیاد فرهنگ کاشان، که امکان انجام این پژوهش و انتشار آن را فراهم کردند، و از گروه ویراستاران بنیاد فرهنگ کاشان، نیز سپاسگزاری می‌کنم.

                                                                                                                                                  سید محمود سادات‌بیدگلی

دهم مهرماه هزار و سیصد و هشتاد و هشت